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Troppa carta al lavoro: le 7 regole per un ufficio paper free

carta-ufficio

Avete mai pensato a quanta carta viene consumata giornalmente all’interno di un ufficio? Vi basti pensare solamente ai numerosi processi di stampa, ai fogli per appunti, la carta igienica in bagno ecc.

La filiera della carta è un motore trainante dell’economia italiana con i suoi 25 miliardi all’anno di fatturato che rappresenta l’1,4% del Pil.

Non solo fatturato però per questa industria che rappresenta, infatti, anche uno dei protagonisti principali per quanto riguarda il tema della transizione ecologica.

L’indice di riciclo degli imballaggi raggiunge infatti l’80% ma questi numeri, seppur positivi, non sono abbastanza poiché l’utilizzo della carta nel nostro paese è ancora troppo elevato.

Tra i numeri che balzano all’occhio sul consumo di carta in ufficio è quello che riguarda il rapporto per dipendente: si stima, infatti, che ogni persona consumi fino a 70kg di carta all’anno, numeri esorbitanti se rapportati ad aziende che contano anche centinaia di personale.

Ad esempio, prendendo in esame un’azienda di (soli) 15 dipendenti, si arriva a un consumo di una tonnellata di carta che equivarrebbe all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio, oltre alla produzione di 3m2 di rifiuti.

Ma è davvero possibile risparmiare sulla carta in ufficio? La risposta è sì e le soluzioni ci arrivano da Yousign, una startup che punta sui vantaggi della firma elettronica e la digitalizzazione dei documenti in Italia.

I 7 passi per un ufficio paper free

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Rendere un ufficio a “prova di carta” è più semplice di quello che pensiate; basta, sostanzialmente evitare sprechi inutili, passare al digitale e ricordarsi di differenziare.

Ma veniamo a noi e alle 7 regole stilate da Yousign per un ufficio paper-free:

La regola numero uno è stampate o fotocopiate solo se strettamente necessario: presentazioni, report, appunti o documenti possono essere salvati su hard disk o chiavette oppure proiettati su uno schermo quando si è in riunione.

Certo, se un documento è davvero essenziale è giusto stamparlo e tenerlo a portata di mano ma, nei limiti del possibile, è bene limitare stampe e fotocopie per ottenere un vantaggio in termini di sostenibilità ambientale.

La regola numero due secondo Yousign riguarda la digitalizzazione delle comunicazioni: basta brochure, fascicoletti o materiale pubblicitario o appunti stampati che girano di ufficio in ufficio.

Sostituite la carta con monitor digitali e usate lavagne o strumenti online per la collaborazione, la gestione dei progetti e la messaggistica.

La regola numero tre è strettamente collegata alla due perché riguarda la digitalizzazione dei processi e la burocrazia interna.

In questo caso riguarda la carta che viene utilizzata, ad esempio, da alcuni dipartimenti come HR, legale o amministrativo per la stampa di documenti che spesso rimangono poi conservati in faldoni di un angolo dell’ufficio per anni e anni.

Stiamo parlando di una mole di scartoffie che, in tantissimi casi, può essere conservata in digitale, salvata in cloud o in un hard disk senza “l’obbligo” di stamparla.

La regola numero quattro dice che, se non potete fare a meno di stampare, almeno fatelo fronte-retro su carta riciclata per ottimizzarne l’utilizzo.

Controllate bene il documento prima di stamparlo e valutate se ci sono parti che possono essere omesse o foto da eliminare per risparmiare inchiostro e toner.

La regola numero cinque riguarda il “mettere al bando” bloc-notes, agende e taccuini da scarabocchiare durante una riunione o per un appunto al volo.

Utilizzate programmi o app che permettono di tenere traccia delle informazioni di cui avete bisogno e che possono essere impostate anche con scadenze o promemoria in caso di bisogno.

Le ultime due regole indicate da Yousign dovrebbero già essere un must all’interno di ogni ufficio che si rispetti ma, se così non fosse, allora è bene ricordarvele.

La numero sei è l’installazione di asciugatori a muro in bagno evitando il consumo eccessivo di carta per asciugarsi le mani, mentre la numero sette riguarda l’importanza di differenziare i rifiuti predisponendo appositi cestini per carta, plastica, vetro, secco e umido.

Piccoli consigli per risparmiare

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Oltre alla carta in ufficio, possiamo fare tantissimo per ridurre lo spreco di risorse che, in un modo o nell’altro, vanno a incidere sulle spese mensili.

Organizzate le scrivanie in modo da sfruttare al massimo la luce naturale e investite in materiali d’illuminazione LED per i mesi più freddi dell’anno.

Durante la stagione invernale non coprite i termosifoni in modo da permettere al calore di circolare mentre in estate, in caso di aria condizionata, evitate di aprire contemporaneamente le finestre.

Portate in ufficio qualche pianta come ficus, felci, aloe o cactus, non solo perché utili a decorare l’ufficio ma perché queste assorbono gli agenti inquinanti e catturano le radiazioni elettromagnetiche dei pc.

The last but not the least, affidatevi al mondo del web per l’acquisto di scrivanie, sedie, tavoli in modo da risparmiare sull’acquisto all’ingrosso.

Questo perché, soprattutto online, è molto comune trovare promozioni o sconti sull’acquisto di una certa quantità di materiali di cancelleria.

Insomma, con i consigli di Yousign e questi piccoli bonus che vi abbiamo dato, anche voi potrete risparmiare carta in ufficio e, al tempo stesso, aiutare l’ambiente limitando lo spreco di risorse.

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